Urlus-Säätiö sr noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta. Säätiön tietosuojatoimenpiteet on laadittu Säätiöt ja Rahastot ry:n julkaiseman ”Säätiön hyvä tiedonhallintatapa” – ohjeistuksen mukaisesti (25.6.2019).
Tietosuojavaltuutetun mukaan apurahanhakijat voidaan katsoa säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.
Säätiö toimii avustusten käsittelyn myötä syntyvän henkilörekisterin pitäjänä ja toimitusjohtaja tietosuojavastaavana. Henkilötietoja käsitellään vain avustushakemusten osalta välttämättömässä määrin eikä niitä anneta Urlus-Säätiön ulkopuolelle.
Säätiön avustusten hakijana on yhdistys tai muu yhteisö. Henkilötietoja kerätään vain välttämättömien vastuu- ja yhteyshenkilötietojen osalta.
Henkilötiedot kerätään apurahoja jakavien säätiöiden ja rahastojen tietojärjestelmä-palveluihin erikoistuneen asiantuntijayrityksen Datalink Oy:n palvelimelle omaksi suojatuksi Urlus-tiedostoksi. Datalink Oy vastaa palvelutilojen suojauksesta.
