Understödsinstruktion

Sökanden ska i ansökan koncentrera sig på fakta och det väsentliga. Den elektroniska ansökningsblanketten ska ifyllas enligt anvisningarna och så noggrant och detaljerat som möjligt. Understödsansökan måste undertecknas av det ansökande samfundets operativa eller förtroendevalda ledning. Den elektroniska ansökans underskrift verifieras genom att sidan med plats för underskriften i ansökningsblanketten skrivs ut, skrivs under och skannas samt fogas som en separat bilaga till övriga bilagor, vilka som regel ska vara i elektronisk form.

Vid problem eller frågor i samband med ifyllandet av den elektroniska ansökan, ta per e-post kontakt med Stiftelsens ombudsman.

När det gäller av Stiftelsen tidigare beviljade understöd, bl.a. för fleråriga projekt, förutsätts årlig rapportering, innefattande också en rapport om understödets effekt. Rapporten kan fogas till en eventuell ny ansökan. För utveckling av Stiftelsens understödsverksamhet är en analytisk, såväl kvalitativ som kvantitativ bedömning av effekten samt även annan feedback särskilt viktig.

Som regel ska det beviljade stödet användas under ansökningsåret. Med ombudsmannen ska förhandlas om betydande avsteg och eventuella förändringar ska beaktas i samband med nästa ansökan.

Dataskyddsinstruktion

Urlus-Stiftelsen följer EU:s dataskyddsförordning. Stiftelsen har tagit fram sina dataskyddsåtgärder utifrån de anvisningar som Delegationen för stiftelser och fonder (SRNK) publicerat, ”God informationshantering för stiftelser”.

Enligt dataombudsmannens tolkning kan de som ansöker om understöd anses vara kunder hos Stiftelsen, och stiftelsen kan behandla deras personuppgifter utifrån ett berättigat intresse.

Urlus-Stiftelsen är registeransvarig och ombudsmannen dataskyddsombud för personregistret som uppkommer vid behandlingen av understöden. Personuppgifterna behandlas bara i den utsträckning som är nödvändig för understödsansökan och lämnas inte ut till någon utanför Stiftelsen.

De som ansöker om understöd av Stiftelsen är i regel föreningar eller andra samfund. Personuppgifter samlas in bara om nödvändiga ansvariga och kontaktpersoner.

Personuppgifterna samlas in i en separat och skyddad Urlus-fil i expertföretaget Datalink Oy:s databas. Företaget har specialiserat sig på informationssystemtjänster för stiftelser och fonder som delar ut understöd. Datalink svarar för att serverutrymmet är skyddat.

Inom Urlus-Stiftelsen är det bara ombudsmannen som har åtkomst till databasen och på särskild begäran även styrelseordföranden och ordföranden för understödsutskottet. Ansökningar behandlas inte i något skede automatiskt. Ombudsmannen förelägger understödsutskottet och styrelsen ansökningarna utan personuppgifter.

Stiftelsen sparar behandlade elektroniska och skriftliga ansökningar i tio år för att vid behov kunna se en sökandes ansökningshistorik och beviljade understöd och därigenom få underlag för ett så rättvist beslut som möjligt. Elektroniska uppgifter förvaras på Datalinks server och skriftliga ansökningar i Stiftelsens låsta arkiv. Ansökningar från 2015 och tidigare behandlades endast i skriftlig form. Hithörande personuppgifter är också arkiverade i det låsta arkivet.

Den som vill kontrollera, ändra eller radera sina uppgifter i Urlus-Stiftelsens personregister ska kontakta ombudsmannen.