2.7. DATASKYDD

1. Grunder

Urlusstiftelsen följer EU:s nya dataskyddsförordning. Stiftelsen har tagit fram sina dataskyddsåtgärder utifrån de anvisningar som Delegationen för stiftelser och fonder (SRNK) publicerat, ”God informationshantering för stiftelser”.

Enligt dataombudsmannens tolkning kan de som ansöker om stipendium anses vara kunder hos stiftelsen, och stiftelsen kan behandla deras personuppgifter utifrån ett berättigat intresse.

Urlusstiftelsen är personuppgiftsansvarig och ombudsmannen dataskyddsombud i fråga om det personregister som uppkommer. Personuppgifterna behandlas bara i den utsträckning som ansökan om understöd nödvändigtvis kräver och uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför stiftelsen.

De som ansöker om stipendium av stiftelsen är i regel föreningar eller andra organisationer. Bara nödvändiga uppgifter om ansvariga och kontaktpersoner samlas in.

2. Behandlingsprocess

Personuppgifterna samlas in i expertföretaget Datalink Oy:s databank. Företaget har specialiserat sig på informationssystemtjänster för stiftelser och fonder som delar ut stipendier, och våra uppgifter bildar en egen separat och skyddad Urlus-fil. Datalink svarar för att serverutrymmet är skyddat.

Inom Urlusstiftelsen är det bara ombudsmannen som har åtkomst till databanken och på särskild begäran även styrelseordföranden och ordföranden för understödsutskottet. Ansökningar behandlas inte i något skede automatiskt. Ombudsmannen presenterar ansökningarna för understödsutskottet och sparar behandlade elektroniska och skriftliga ansökningar i tio år. Syftet är att det vid behov ska gå att se historiken över ansökningar och tilldelningar i fråga om en sökande för att på det sättet ha kriterier för ett så rättvist beslut som möjligt. Elektroniska uppgifter förvaras på Datalinks server och skriftliga ansökningar i stiftelsens låsta arkiv. Ansökningar från 2015 och dessförinnan behandlades endast i skriftlig form. I fråga om dem finns också personuppgifterna arkiverade i det låsta arkivet.

Den som vill kontrollera eller ändra uppgifter i Urlusstiftelsens personregister i fråga om de personerna eller få dem avförda ur registret ska kontakta ombudsmannen.

2.8 ELEKTRONISK ANSÖKNINGSBLANKETT

Öppna den elektroniska ansökningsblanketten här (endast på finska)

Föregående Nästa