Avustusohjeita

Hakijan tulee hakemuksessa keskittyä faktoihin ja olennaiseen.  Sähköinen hakemuslomake pyydetään täyttämään ohjeiden mukaisesti ja mahdollisimman tarkasti ja yksilöllisesti. Välttämätöntä on, että avustushakemuksen allekirjoittavat hakijayhteisön toimiva tai luottamusjohto. Sähköiseen hakemukseen allekirjoitus vahvistetaan skannaamalla tulostettu ja allekirjoitettu hakemuksen allekirjoitussivu omaksi liitteekseen.

Mikäli sähköisen hakemuksen täyttämisessä on ongelmia tai kysyttävää, ota sähköpostitse yhteys Säätiön asiamieheen.

Säätiön aiemmin myöntämistä avustuksista, ml. useampivuotiset hankkeet, edellytetään vuosittaista raportointia vaikuttavuusarvioineen. Raportointi voidaan liittää mahdolliseen uuteen hakemukseen. Säätiön avustustoiminnan kehittämiseksi on analyyttinen, niin määrällinen kuin laadullinenkin vaikuttavuusarvio sekä muu palaute erikoisen tärkeää.

Lähtökohtana on, että myönnetty tuki käytetään hakemusvuonna. Merkittävimmistä poikkeuksista pyydetään neuvottelemaan asiamiehen kanssa ja mahdolliset muutokset on otettava huomioon seuraavaa hakemusta laadittaessa.

Tietosuojaohje

Urlus-Säätiö noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta. Säätiön tietosuojatoimenpiteet on laadittu Säätiöt ja Rahastot ry:n julkaiseman ”Säätiön hyvä tiedonhallintatapa” – ohjeistuksen mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun tulkinnan mukaan apurahanhakijat voidaan katsoa säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja Säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.

Säätiö toimii avustusten käsittelyn myötä syntyvän henkilörekisterin pitäjänä ja asiamies tietosuojavastaavana. Henkilötietoja käsitellään vain avustushakemusten kannalta välttämättömässä määrin eikä niitä anneta Säätiön ulkopuolelle.

Säätiön apurahanhakijana on pääsääntöisesti yhdistys tai muu yhteisö. Henkilötietoja kerätään vain välttämättömien vastuu- ja yhteyshenkilötietojen osalta.

Henkilötiedot kerätään apurahoja jakavien säätiöiden ja rahastojen tietojärjestelmäpalveluihin erikoistuneen asiantuntijayritys Datalink Oy:n tietopankkiin omaksi suojatuksi Urlus-tiedostoksi. Datalink vastaa palvelintilojen suojauksesta.

Säätiössä oikeus päästä tietopankkiin on vain asiamiehellä sekä erikseen pyydettäessä hallituksen ja avustustoimikunnan puheenjohtajilla. Hakemuksia ei käsitellä missään vaiheessa automaattisesti. Asiamies esittelee hakemukset avustustoimikunnalle ja hallitukselle ilman henkilötietoja.

Säätiö säilyttää käsitellyt sähköiset ja kirjalliset anomukset 10 vuotta, jotta se voi tarvittaessa selvittää hakijan hakemus- ja myöntöhistorian ja saada näin perusteita mahdollisimman oikeudenmukaisten päätösten perustaksi. Sähköiset tiedot säilytetään Datalinkin palvelimella ja kirjalliset anomukset Säätiön lukitussa arkistossa. Vuoden 2015 ja sitä vanhempien anomusten käsittely tapahtui ainoastaan kirjallisessa muodossa. Niiltä osin myös henkilötiedot on arkistoitu lukittuun arkistoon.

Urlus-Säätiön henkilöstörekisterin tiedot on ko. henkilöiden osalta mahdollista tarkistaa, muuttaa tai poistaa ottamalla yhteyttä asiamieheen.